Procedura wyboru dostawcy czy wykonawcy usług jest jednym z kluczowych elementów realizacji projektu. Błędnie przeprowadzona procedura ofertowa może skutkować korektą poziomu dofinansowania, a nawet odmową wypłaty refundacji. Dlatego tak istotne jest, aby znać nowe zasady w zakresie ofertowania oraz odpowiednio zaplanować poszczególne działania w tym zakresie już na etapie prac koncepcyjnych nad projektem.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, na podmiotach korzystających z środków publicznych spoczywa obowiązek stosowania zasady konkurencyjności.
Beneficjenci zobowiązani są do publikacji zapytań ofertowych na specjalnie przeznaczonym do tego portalu tj. bazie konkurencyjności dostępnej pod adresem oraz www.konkurencyjnosc.gov.pl. Warto zaznaczyć, że w sytuacji gdy firma wnioskująca o przyznanie dofinansowania, planuje rozpocząć realizację projektu po dniu złożenia wniosku, a przed dniem wydania decyzji o przyznaniu dofinansowania, również powina ponosić koszty zgodnie z Wytycznymi tj. zasadą konkurencyjności oraz powinna zamieścić zapytanie ofertowe co najmniej na swojej stronie internetowej
Do stosowania zasady konkurencyjności są zobowiązani beneficjenci, gdy:
- wartość realizowanych przez nich zamówień przekroczy 50 tys. zł netto.
- podlegają przepisom Prawa zamówień publicznych, a wartość jest niższa niż 30 tys. euro.
W przypadku wydatków o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, Beneficjenci zobowiązani są do dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty.
Dodatkowo w przypadku wydatków o wartości do 50 tys. PLN netto włącznie Instytucje Pośredniczące mogą określić w wytycznych programowych lub umowie o dofinansowanie szczegółowe warunki i procedury potwierdzania przez beneficjenta, że wydatek został dokonany w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
Wytyczne nakładają również obowiązek zamieszczenia odpowiedniego zapisu w treści zapytania ofertowego na temat zakresu wykluczenia wynikającego z braku możliwości udzielenia zamówienia publicznego podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym.